Redakcija Reklama Prenumerata Leidiniai Archyvas
Leidiniai: Metai:

POSėDžIAI IR PASISėDėJIMAI

(Tęsinys. Pradžia Nr. 9)

Pasitarimas (posėdis) - kolektyvino mаstymo forma. Kad ji būtų efektyvi, vadovas turi mokėti organizuoti kūrybinį darbа, sudaryti tokį psichologinį klimatа, kad būtų realizuotos grupės kūrybinės galios. Todėl labai didelis vaidmuo tenka pasitarimų ir posėdžių vadovui - pirmininkui. Deja, vienas iš dažniausių veiksnių, mažinančių pasitarimų efektyvumа, - būtent netikęs vadovavimas.

Specialistai, nagrinėjantys pasitarimų organizavimа, nurodo dvi svarbiausias priežastis, mažinančias jų efektyvumа dėl netikusio vadovavimo:

• pasitarimo vadovas, užimantis aukštesnę padėtį valdymo hierarchijoje nei kiti dalyviai, savo autoritetu (arba vadovavimo maniera) varžo, kartais net trukdo, kūrybingam ir atviram pokalbiui;

• daugelis pareikštų idėjų ir pasiūlymų dėl nevykusio pirmininkavimo pasitarimui tampa sukritikuotos dar iki jų išsiaiškinimo.

STILIAI

Parkinsonas Nortkotas knygoje „Parkinsono ir Merfio dėsniai“ (Vilnius, „Mintis“, 1991) pirmininkaujančius pasitarimui, priklausomai nuo vadovavimo pasitarimui stiliaus, skirsto į 4 grupes: papūgas, gаsdintojus, painiotojus, apipainiotojus.

Papūga stengiasi neleisti gyvų ir prasmingų diskusijų. Paprastas ir turbūt geriausias jo triukas - dalinis ar net visiškas kurtumas naujovėms, naujienoms, ypač prieštaraujančioms jo nuomonei.

Gаsdintojas primena daugiatonį raganosį. Kai jam kas nors bando prieštarauti, susidaro įspūdis, kad jis pasiruošęs oponentа sutraiškyti, pradeda šniokšti, stenėti, urgzti.

Painiotojas ramiai stebi, kaip vyksta įvairūs nesusiję su tema debatai, klausytojai nebesusigaudo, apie kа kalbama, šneka iš karto po 2-3 ir daugiau. Pasitarimas virsta plepalyne, o pirmininkas atlaidžiai šypsosi ir kartkartėmis klausia: „Atsiprašau, aš ne visai supratau - jūs už pataisа?“, arba „šiuos žodžius reikia įrašyti į protokolа“. Po pusvalandžio oratoriai trumpam nutyla, kad atsikvėptų, ir tada pirmininkas apibendrina: „Su šiuo punktu lyg ir viskas aišku. Siūlau pereiti prie kito“. Vėliau dalyviai gauna tvarkingа protokolа, kuriame - vienvaldiškai priimti sprendimai.

Apipainiotojas savo tikslų siekia kitomis priemonėmis. Jis apipainioja pasitarimo dalyvius moksliškumo voratinkliu. Faktai, skaičiai, grafikai, diagramos ir schemos, techninės detalės ir teoriniai apibendrinimai keičia vienas kitа kaip kaleidoskope. Dalyviai ilgai kapanojasi procentų voratinklyje ir pagrindinių tendencijų tinkluose, apipainioti diagramų kreivėmis, įmantrių formulių pavadinimais net nesugeba paprašyti paaiškinimo. Be to, jiems nepadėtų ir aiškinimai, kadangi jie būtų dar neaiškesni. Suprasdami savo beviltiškа padėtį, pasitarimo dalyviai nuolankiai ir noriai sutinka su pirmininku.

REGLAMENTAVIMAS

Pasitarimas - brangi tarnybinės veiklos sritis. JAV specialistų skaičiavimu, vieno darbuotojo darbo valanda, praleista pasitarime, firmai vidutiniškai kainuoja apie 200 dolerių. Todėl neleistini vėlavimai, delsimai, laiko gaišinimas beprasmiams pranešimams, gyrimuisi ir pan. Kad pasitarimas būtų produktyvus ir vyktų organizuotai, būtina jo darbа reglamentuoti, t.y. nustatyti laikа pranešėjui, kalboms, pertraukoms ir jo griežtai laikytis. Ypač nenoriai priimto reglamento laikosi aukštesniųjų organizacijų atstovai ir aukštesnio lygio vadovai.

Ilgų pasitarimų priežastis - nemokame (ir nesistengiame) kalbėti trumpai. Kartais ilgas įvadas užima pernelyg didelę pranešimo dalį. Reglamento nesilaikymа ir vėlavimus į pasitarimа reikia laikyti darbo drausmės pažeidimais. Pavėlavęs ne tik pažeidžia darbo drausmę, bet priverčia pažeisti jа visus dalyvius. Laukdami vėluojančių ir nepradėdami pasitarimo, nubaudžiame atėjusius laiku ir paskatiname tuos, kurie vėluoja. Pasitarimo dalyviai, šiandien atėję laiku, kitа kartа vėluos, o vėlavusieji ateis dar vėliau. Taigi punktualumas - svarbiausias veiksnys, formuojantis pasitikėjimа posėdžiu, pagarbа jam. štai vertas dėmesio pavyzdys.

Kartа Mičigano valstijos Andriano miesto (JAV) teisėjas Rolfas Konas pavėlavo į teismo posėdį 10 minučių. Užėmęs pirmininko vietа, jis liepė visiems salėje atsistoti ir paskelbė nutartį, kad teisėjas Konas, pavėlavęs į teismo posėdį, baudžiamas 50 dolerių bauda už teismo įžeidimа. Paskelbęs nuosprendį sau, teisėjas ėmėsi nagrinėti kitų bylas.

Pasitarimo trukmę ir jo efektyvumа lemia oratorių kalbos. Jos turėtų būti trumpos - ne ilgesnės kaip 10 minučių. Kiekviena kalba turėtų baigtis pasiūlymu. Jeigu neturi kа pasiūlyti, nelipk į tribūnа - tuo turėtų vadovautis kiekvienas dalyvis. šių eilučių autoriui teko matyti vienos užsienio firmos posėdžių patalpoje tokį skelbimа, kabantį prieš posėdžiautojus: „Mano Dieve, suteik man jėgų nekalbėti tol, kol nežinau, kа galiu pasiūlyti“. Jei būtų mano valia, tokį užrašа pakabinčiau visose posėdžių salėse.

įvairiuose šalyse pasitarimų darbas reglamentuojamas skirtingai. Antai kai kuriose Afrikos tautelėse kalbėtojas genties taryboje kalba stovėdamas ant vienos kojos.

Vilniaus stiklių cecho statute, įsigaliojusiame 1663 m., cecho veiklа reguliavo 48 paragrafai. Viename jų buvo numatyta ir susirinkimų tvarka. Cecho susirinkimuose buvo draudžiama: „kalbėti pirmininko nepasiprašius“, „trukdyti kalbėti kitam“, „daužyti stalа kumščiu“. Už nusižengimus buvo skiriamos baudos vašku.

Kai kuriose užsienio firmose operatyvūs pasitarimai vyksta stovint.

Kad kalbėtojai ir pirmininkas laikytųsi reglamento, posėdžių salėje, visiems gerai matomoje vietoje, būtinas laikrodis. žmogus be pertraukos intensyviai gali dirbti ne ilgiau kaip 40-50 minučių. Todėl rekomenduojama kas 45-50 minučių daryti 5-15 minučių pertraukėles.

Sudarant pasitarimo reglamentа, patariama numatyti optimaliа jo trukmę. Kokia ji turėtų būti - sunku pasakyti, kadangi skiriasi tematika, valdymo lygiai, žmonių aktyvumas ir daug kas kita. Operatyvūs pasitarimai galėtų trukti 30-40 minučių, probleminiai posėdžiai - 1,5-2 valandas, vieno sudėtingo klausimo aptarimas - 40-45 minutes.

Mūsų firmų vadovai teigia, kad pasitarimas galėtų trukti vienа valandа ir tik retais atvejais - 1,5 valandos. Patyrimas leidžia tvirtinti, kad po 1 valandos darbo pasitarime jo dalyvių produktyvumas sumažėja apie 20 proc., o po 2 valandų - 30-40 proc.

Pasitarimo pradžioje dirbama intensyviai. Einant 40-60 minutei, dalyviai nebeseka svarstomų klausimų, o prisimena savo darbа, nebaigtus reikalus. Po 60-70 minučių dalyviai atsipalaiduoja, pradeda dairytis, keičiasi pastabomis apie pirmininkа, pranešėjus, siuntinėja raštelius. 70-80 minučių laikotarpiu pastebimas nuovargis, ne viskas suprantama, atsiranda snaudžiančių. Artėjant 90-tai posėdžio minutei, prasideda neigiamų emocijų laikotarpis. Dalyviai pradeda piktintis, prieštarauti, kartais net įžeidinėti vieni kitus. Artėjant 120-tai minutei, prasideda apatijos laikotarpis. Dalyviai sutinka su bet kokiu pasiūlymu, sprendimu, kad tik greičiau posėdis pasibaigtų.

Jeigu pasitarimas iki pietų nesibaigė, dažnai kas nors iš dalyvių pataria dirbti per pietų pertraukа ir užbaigti. Vargu ar su tokiu pasiūlymu reikėtų sutikti. žmogui pietūs laiku gali būti ne mažiau svarbūs už pačius pietus, jau nekalbant apie tai, kad pasitarime gali būti žmonių, kurie privalo laikytis režimo ir pan. Tačiau dauguma tokį pasiūlymа priima ir pasitarimas tęsiamas.

Kiekvieno klausimo svarstymas turėtų baigtis sprendimo priėmimu. Sprendimas įpareigoja ir mobilizuoja - nurodo, kas, kа ir kada turi padaryti.

Grupinio sprendimo priėmimo metu diskusijos ir išspręsti klausimai yra stiprūs veiksniai, aktyvizuojantys kiekvieno pasitarimo dalyvio protinę veiklа, stimuliuojantys ieškoti naujų sprendimų būdų. Tinkamai organizuotas pasitarimas pasireiškia kaip vieninga kūrybinė jėga, kaip kolektyvinis protas.

Grupinė diskusija gali būti panaudota kaip veiksminga auklėjimo priemonė, kadangi kolektyvinis sprendimas daro emocinį poveikį žmonių sаmonei, nes taip priimtas kiekvieno suvokiamas kaip paties sumanytas.

Posėdis - tai daugelio darbuotojų dviejų valandų pasisėdėjimas, svarstant, kaip sutaupyti minutę.

Iš pradžių žmogus įskėlė ugnį, o vėliau - tikėjimа ugningomis kalbomis.

Galų gale posėdis baigėsi!

Dabar konkrečiai apie reikalа.

Kai žmonės nemoka dirbti, jie sukviečia pasitarimа.

Niekas taip netrumpina žmogaus gyvenimo, kaip ilgi pasitarimai.

Nesvarbu, kad tuščios kalbos, svarbu, kad pilna salė.

Paprašė žodžio, o kalbėjo valandа.

Kam ieškoti tiesos diskusijose, jeigu tai galima padaryti įsakymu.

Romualdas RAZAUSKAS

"Transporto pasaulis"
Lapkritis Nr. 11(35)

"Linava" informuoja

Dienpinigių apmokestinimas: istorija ir komentarai

IRU: apie mokesčius, kelių transporto sistemos potencialа ir perspektyvas

Naujienos

Aktualijos

„Linavos“ atstovybė Maskvoje - vartai į Rusijos rinkа

Nauji modeliai

OFF ROAD Prancūziškai

Parodos

AMSTERDAMO šOU: MODIFIKACIJų šUORAS

KORTRIJKE - žYMIAUSI AUTOBUSų GAMINTOJAI

Svečiuose

TIR ir TIR departamentas

Lietuvoje ir pasaulyje

Naujienos

Žinotina

TRANSPORTO ACQUIS. KAS TAI? (6)

Perspektyvos

Kelių transporto tarptautinio verslo konkurencingumas

Keleivinis transportas

KARAS NETEISėTAM KELEIVIų VEžIMUI

PROBLEMА BūTINA SPRęSTI KOMPLEKSIšKAI

Vežėjo kalendorius

Gruodis

Teisė

Vežimai, kuriuos paeiliui vykdo keli vežėjai

Konsultacijos

CMR konvencija: vežėjo atsakomybės pagrindai

Verslo etika

POSėDžIAI IR PASISėDėJIMAI

Muziejus

Senasis „zacharas“ - ZiS-150